ניהול זמן
אייל, מנהל בחברת פרסום, מתלונן על לחץ בעבודה, “כמות המשימות שעליי לבצע בלתי אפשרית לאדם אחד במשרה מלאה + יש לי יותר מדיי משימות ומעט מדי זמן”. אייל לא מצא פתרון לבעיה, היא סיפר לי שכבר ניסה להעביר חלק מהמשימות לאחרים (אבל את רובן עליו לבצע בעצמו), פעם בשבוע הוא נוהג להישאר עד שעה מאוחרת מאוד במשרד (ועדיין נשארות לו משימות רבות ליום המחר), הוא ניסה להיות זריז יותר (לא עזר), לחפף (לא ממש הצליח) ועוד ועוד… כלום לא הועיל. הלחץ בעבודה מלווה אותו ולא מרפה. אייל סובל מבעיה בניהול זמן.
נשמע לכם מוכר?
תחילה ובטרם תמשיכו בקריאת המאמר ענו בבקשה על השאלה הבאה: מהו הדבר האחד שלו הייתם עושים (ואינכם עושים היום) באופן קבוע היה מביא שינוי חיובי עצום בחייכם המקצועיים או בעסק שלכם?
את ניהול הזמן מאפשר הרצון שלנו, הרצון בא יחד עם אינטגריטי (יושר אישי) – שניהם יחד מהווים את המחייבות שלנו לעצמנו, לעמוד בהחלטות ובהתחייבויות שלנו.
ניהול זמן נכון משמעו לדעת לקבוע סדר עדיפויות, כלומר, לנהל מה ממכלול הדברים יבוא בתחילה, יום-יום, שעה-שעה. ניהול דורש משמעת – לדבוק בתוכנית שקבעתם.
במילים אחרות אם אתם מצליחים בניהול זמן – אזיי המשמעת באה מתוככם בזכות הרצון שלכם.
מ. גריי חיפש מה המכנה המשותף לכל האנשים המצליחים: האם זו עבודה קשה? אולי מזל? יחסי אנוש יוצאים מן הכלל? לא, לא ולא. “האדם המצליח הוא זה שעושה מתוך הרגל את הדברים שאחרים לא אוהבים לעשות” והכול למען השגת מטרה ברורה. כלומר הסוד טמון בקביעת סדרי עדיפויות: להגיד “כן” לדברים מסוימים ו”לא” לאחרים כדי להשיג מטרה.
כדי לנהל זמן ביעילות יש לארגן ולנהל לפי קדימויות. כדי לגלות מה סדרי הקדימויות שלך ענה על השאלות הבאות:
מה המשימות הכי חשובות בעבודה שלך או בעסק שלך?
מה המשימות הכי דחופות?
יש לשים לב שהמשימות הדחופות וחשובות כוללות בעיקר תגובות למשברים, בעיות וכיבוי שריפות, ככל שנתמקד יותר באלו –יצוצו מהם יותר וישתלטו עלינו ועל זמננו.
חישבו, האם אתם מכלים זמן רב מדי בביצוע משימות דחופות אך לא חשובות וסבורים בטעות שמדובר במשימות דחופות וחשובות?
במרכזו של ניהול זמן נמצאים הדברים החשובים אך הפחות דחופים – שם ניתן לתכנן פעילויות להשגת המטרות שלנו, לבנות מערכות יחסים, לאתר הזדמנויות ולנצלן, לתכנן פעילויות פנאי וטעינה באנרגיות.
יש לבצע תכנון יומיומי, שבועי וחודשי שבו תבצע את הפעילויות שקיבלו ערך הגבוהה ביותר להשגת מטרותיך.
לעתים פרדיגמות שאנו מחזיקים בהן עלולות לעכב אותנו. לכולנו פרדיגמות לגבי ניהול זמן, למשל:
אם אנהל את זמני לפי תכנון מדוקדק: יפגעו היחסים הבינאישיים שלי או לא אצליח ליהנות מהדרך ומהרגעים הקטנים או ארגיש כבול ומוגבל ע”י התוכנית, וכו’.
אני מעדיפה לקרוא ל’ניהול זמן’ – ‘ניהול עצמי אפקטיבי’, כי לזמן יש קצב קבוע משל עצמו ואי אפשר לנהל אותו, מה שכן אפשר – לנהל את עצמנו ביעילות, כך שנספיק יותר בפחות זמן.
בניהול עצמי אפקטיבי יש מקום להנאה מהדרך, להנאה מהרגעים הקטנים, לפיתוח יחסים בינאישיים, לפעילויות פנאי ולפעילויות מקדמות שמובילות להצלחה ולהגשמה.
נחזור לשאלה ששאלתי בתחילת המאמר – אני מניחה שתשובתכם שייכת לדברים החשובים אך הפחות דחופים. מפני שהם פחות דחופים הם לא נעשים, אך היעילות שלהם תקדם את העבודה שלכם באופן משמעותי.
מזמינה אתכם לבחור במשימה אחת, חשובה ופחות דחופה, שתקדם אתכם בעבודתכם ולהפוך אותה השבוע להרגל יומי.
בהצלחה!
