ניהול זמן | פיתוח מנהלים | מיומנויות ניהול | מעין בר ייעוץ אסטרטגי למנהלים

מכירים את הרגע הזה שבו אתם מסתכלים על השעון, רואים שהשעה כבר 16:00, ומגלים שרשימת המשימות שלכם מהבוקר נשארה בדיוק אותו דבר?

הגעתם למשרד מלאי אנרגיה, עם תוכנית סדורה, הכנתם קפה והתיישבתם לעבוד. אבל אז הגיעה ה"דפיקה בדלת" הראשונה. אחריה הגיע מייל "דחוף" ממנהל אחר, פגישה שהתארכה מעבר למתוכנן, ועובד שרק היה צריך "דקה מזמנכם" (שהפכה לחצי שעה). פתאום, בלי ששמתם לב, היום שלכם נחטף.
עבור מנהלים רבים בארגונים, "כיבוי שריפות" הוא לא רק אירוע חריג, הוא הפך לשיטת העבודה המרכזית. התחושה היא שאנחנו לא מנהלים את היום שלנו, אלא מגיבים אליו. המחיר הוא כבד: שחיקה, עומס קוגניטיבי, ותחושה שאנחנו תמיד בפיגור אחרי היעדים האסטרטגיים באמת של המחלקה.

למה הלו"ז שלכם הוא הכלי האסטרטגי הכי חשוב?

כמי שמלווה מנהלים בתהליכי פיתוח מנהלים וייעוץ אסטרטגי, אני פוגשת שוב ושוב את אותה תופעה: מנהלים מוכשרים שמרגישים שהם "טובעים" בתוך השוטף. כשאנחנו צוללים לעומק בתהליכי ליווי מנהלים, אנחנו מגלים שכיבוי שריפות הוא לא גזירת גורל; הוא לרוב תוצאה של חוסר במתודולוגיית ניהול סדורה.
השינוי האמיתי קורה כשהמנהל עובר ממצב של "תגובתיות" (Reactive) למצב של "יוזמה" (Proactive). זהו לב הניהול האסטרטגי: היכולת להחליט מה לא נכנס ליומן שלכם, כדי שתוכלו להתפנות למה שבאמת יוצר אימפקט משמעותי בארגון.

אז איך עושים את זה? הנה 4 צעדים פרקטיים שתוכלו ליישם בקלות כבר היום כדי להתחיל לנהל את הלו"ז במקום רק להגיב אליו:

1. אמצו את "חוק 10 הדקות"
לפני שאתם צוללים למיילים, להודעות הוואטסאפ או לפגישות הראשונות של הבוקר, קחו 10 דקות של שקט. בזמן הזה, הגדירו לעצמכם "משימת עוגן" אחת בלבד. זהו הדבר שאם תקדמו אותו היום, תוכלו לומר בלב שלם שהיום הזה היה אפקטיבי. כשהעוגן שלכם ברור, הרבה יותר קל לחזור למסלול אחרי שבלת"ם ארגוני בלתי נמנע הסיח את דעתכם.

2. תסגרו מדי פעם את "הדלת הפתוחה"
תרבות ה"דלת הפתוחה" היא ערך חשוב בתרבות הניהולית, אך כשכל אחד יכול להיכנס בכל רגע, אתם לא מנהלים, אלא אתם במוקד שירות-לקוחות פנים ארגוניים. הפתרון, תגדירו "שעות קבלה" או שעות "צלילה". הסבירו לצוות ולממשקים שבין 10:00 ל-11:30, למשל, אתם עובדים על פרויקט ממוקד והדלת סגורה. זה לא רק מגן על הזמן שלכם, זה גם מאמן את העובדים שלכם למצוא פתרונות בעצמם במקום להסתמך על אישור מיידי שלכם לכל צעד קטן.

3. שאלו את ה-שאלה: "דחוף או חשוב?"
בסביבה ארגונית לחוצה, הכול נראה דחוף. בפעם הבאה שמשימה "מתפרצת" לכם ללו"ז, עצרו לשנייה ותשאלו את עצמכם:
• האם זה חייב להיפתר עכשיו?
• האם זה חייב להיפתר על ידי?

תתפלאו לגלות כמה "שריפות" יכולות לחכות שעתיים, וכמה מהן יכולות להיפתר מצוין על ידי חבר צוות אחר אם רק תאצילו לו את הסמכות המתאימה.

4. ריטואל סיום: "לנקות שולחן"
אחת הסיבות לעומס מנטלי ושחיקה היא שאנחנו לוקחים את העבודה הביתה בתוך הראש. הקדישו את 5 הדקות האחרונות של היום לרישום מסודר של כל מה שלא הספקתם ומה התוכנית למחר. ברגע שהדברים כתובים ומאורגנים, המוח שלכם מקבל "אישור" להירגע. זהו המפתח לשימור החוסן הניהולי שלכם לאורך זמן.

בשורה התחתונה, ניהול זמן הוא בעצם ניהול של קשב. ברגע שתתחילו להגן על הקשב שלכם, תגלו שהמחלקה שלכם מתחילה לנוע קדימה לעבר היעדים הגדולים ולא רק לרוץ במעגלים.